عند الشروع في صياغة اي عقد يجب الانتباه جيدا فيه للصياغة والضوابط التي يجب إتباعها ومراعاتها    والتي يمكن إيجازها في الآتي:

1/ معرفة القوانين ذات الصلة بالعقد :

ضرورة الإلمام بكافة القوانين واللوائح المالية والمحاسبية والتوجيهات الصادرة من الجهات ذات الصلة مثل وزارة المالية ومجلس الوزراء وذلك بالتفصيل الوارد بمنشور السيد وزير العدل رقم (1) لسنة 2013م حول ضوابط إبرام العقود الحكومية .

كما يجب مراعاة القوانين التي تحظر التعامل مع جهات معينة أو مع منتجاتها .

2/ تحديد مكان إبرام العقد:

ويرد هذا المحور دائماً في ديباجة العقد وتأتي أهميته في تحديد جهة الإختصاص بين الأطراف المتعاقدة .

3/ تاريخ التوقيع علي العقد :

لابد من الإشارة إلي تاريخ التوقيع علي العقد لأنه يشير بدقة إلي واقعة التوقيع خلافاً لكل التعابير التي ترد بنفس المعني كتاريخ الإتفاق وتاريخ إبرام العقد والذي يشارإليه غالباً في ديباجة العقد . وتصاغ الديباجة أوالحيثيات بحيث تتعرض لموضوع التعاقد وإن كان تم طرح عطاءات مثلاً يشار إليها ، وأن الطرف الثاني قد تقدم بعرضه وقبلت الجهة الحكومية ذلك العرض وأن الطرفين إتفقا علي الشروط الواردة في العطاء .

4/ سريان العقد :

تاريخ التوقيع علي العقد لايغني عن تحديد فترة سريان العقد لإحتمال إختلاف تاريخ التوقيع علي العقد عن مدة سريانه والتي قد ترتبط بشرط معين مثل دفع المقدم أو إستلام الموقع خالياً من الموانع .

5/ تحديد أطرف العقد والموقعين عليه :

 يجب تحديد أطراف العقد وذلك بكتابة إسم الشخص الموقع وصفته فإذا كان الموقع   على العقد شخصاً طبيعياً فيجب أن يوقع إذا كان أصيلاً أما إذا فوض غيره فيجب إرفاق ذلك التفويض أما اذا كان الموقع شخصاً إعتبارياً فيجب أن يحدد الشخص الإعتباري من يمثله في التوقيع على العقد فإذا لم يكن الموقع أصيلاً يجب تحديد الشخص المفوض وصفته وإرفاق التفويض . قد يكون الأطراف متعددين ويمثلون الطرف الثاني أو الآخر وفي هذه  الحالة يجب النص علي المسئولية تكون بالتضامن والإنفراد ويشار لكل طرف علي حده   وأنهم مجتمعون يكونون الطرف الثاني كما يجب الإشارة لقائد المجموعة Leader of consortium  ليمثلها وأيضاً لتلقي المكاتبات والإفادات .

6/ أهلية الشخص الموقع :

يجب التأكد من أهلية الشخص الموقع سواء كان شخصاً طبيعياً أو معنوياً وأن يكون مفوضاً تفويضاً صحيحاً duly authorized ويفضل أن يتم التوقيع في كل صفحة من صفحات العقد خاصة إذا كان العقد يتكون من عدد كبير من الصفحات .

7/المقدرة المالية والتقنية :

ينص على المقدرة المالية صراحةً في الجانب المتعلق بالتمهيد الذي يلي الديباجة  ويجب أن يتأكد المتعاقد من ذلك من خلال السيرة الذاتية للمتعاقد الآخر والذي   يقع عليه عبء تنفيذ العقد .

8/قيمة العقد وطريقة الدفع :

 ينص على قيمة العقد والطريقة المتفق عليها في الدفع حسب ما هو متفق عليه .

9/مستندات العقد:

هي المستندات ذات الصلة بموضوع التعاقد وتعتبر جزءاً لايتجزأ من العقد وترفق معه مثل مستندات الوثائق المعتمدة من شهادة بحث أو تفويض أو شهادة تسجيل شركة معينة او  العطاء والمواصفات وجداول الكميات في عقود المقاولات أو...... إلخ

10/ العلاقة بين العقد وملاحقه :

 يجب وضع نص صريح  يوضح العلاقة بين العقد وملاحقه والعلاقة بين ملاحق العقد مع    بعضها البعض والنص على أن تسود نصوص العقد في حالة تعارضها  مع المستندات   أو ملاحق العقد وكذلك المكاتبات التي تتم بين الأطراف .

11/مدة العقد:

 لابد من تحديد العقد بمدة معينة تجدد برضاء الأطراف وفي حالة إنهاء العقد قبل مدته يتم إنذار الطرف الآخر قبل مدة محددة يتفق عليها  .

12/إلتزامات الأطراف :

 يجب النص على إلتزامات الأطراف بصورة واضحة حيث تتم الصياغة بصورة تمكن كل طرف من الحصول على الأهداف التي يرجو تحقيقها من خلال التعاقد .

 فمثلاً في حالة وجود إلتزام بسدادأي رسوم مالية أخرى مفروضة لابد من تحديد الطرف الذي يقع عليه عبء الإلتزام بها بصورة واضحة وكذلك إذا كان العمل  مثلاً يتطلب الحصول على ترخيص من الدولة تحديد الجهة التي تلزم بالحصول عليه .

13/الإحالة :

يجب النص على إلتزام الطرف الذي يقع عليه عبء تنفيذ عمل معين بموجب العقد القيام بالعمل بنفسه وعدم إحالته أو إحالة جزء منه أو التعاقد من الباطن مع أي جهة أخرى للقيام بالعمل المتفق عليه إلا بموافقة مكتوبة من الطرف الآخر .

14/الصيانة :

لابد من وجود فترة ضمان لمدة محددة لمعالجة العيوب الخفية على حساب الطرف المنفذ للعقد كما في عقود المقاولات والشراء كذلك ضمان توفير قطع الغيار مدة قد تمتد إلى العمر الإفتراضي لمحل العقد .

15/التدريب على الوسائل التقنية :

في كل العقود مع الجهات الأجنبية يجب النص على وجود تدريب للعاملين على إستعمال وصيانة الأدوات المستخدمة عن طريق وسائل تقنية .

16/القوة القاهرة :

يجب النص علي الظروف القاهرة والتي تعرف بأنها الظروف التي لا يمكن التحسب لها وأخذها في الإعتبار عند التعاقد وتقتصر علي الحوادث الكبيرة مثل الحروب والزلازل ..... إلخ .

17/طرق حل المنازعات:

 من الأفضل حل النزاعات ودياً ومن ثم اللجوء إلي التحكيم في حالة الفشل ويجب تحديد القواعد التي تحكم إختيار المحكمين وإجراءاته والنص علي أن يكون القرار نهائياً وملزماً.

18/الشروط الجزائية:

للطرف المتعاقد الحق في إعطاء نفسه الحق في التعويض الإتفاقي إذا حدث إخلال بالعقد كما في حالة التأخير في التسليم في هذه الحالة ونشير إلي أن المحاكم وهيئات التحكيم لا تحكم بذلك التعويض إذاً كانت طبيعته جزائية .

بجانب التعويض الإتفاقي يتم النص علي شرط جزائي عام في حالة الإخلال بأي بند من بنود العقد يمنح الطرف المتضرر الحق في الفسخ والتعاقد مع أي جهة أخري مع إلزام الطرف المخل بدفع فرق السعر والتعويض في حالة الضرر .

19/زيادة الأسعار :

  يستحسن إلزام الطرفين   بثبات الأسعار لمدة معينة و الإتفاق علي كيفية زيادة الأسعار علي ضوء النصوص القانونية التي تحكم الزيادة .

20/موضوع العقد :

يجب أن يوضع في الإعتبار منذ إتجاه النية لإبرام العقود بأن طبيعة كل عقد هي التي تحدد محتويات بنوده وأن أي عقد له ظروفه وشروطه التي تميزه عن العقود الأخرى ، علي سبيل المثال لا الحصر عقود البوت ، عقود الفيدك ......... الخ .

وباختصار يجب ان يتضمن كل عقد البيانات التالية:

1-أسماء وبيانات الأطراف.

2-مكان وتاريخ تحرير العقد.

3-مقدمة العقد.

4-النطاق المكاني للعقد.

5-موضوع العقد.

6-التزامات الأطراف المتعاقدة.

7-مدة العقد أو فترة السريان.

8-الإخطارات.

9-تسوية المنازعات.

10-تحديد الجهات المختصة.

11-إنهاء العقد .

12-تعديلات العقد.

13-التوقيعات والأختام.